En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan, la Academia de Aprendizaje en el Idioma Inglés WANT2PEAK S.A.S. (en adelante "Want2peak" o "la Institución") adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones recogidas sobre ellas en bases de datos o archivos administrados por la Institución.
1.Objeto
Esta política tiene por objeto establecer los criterios, principios, finalidades y procedimientos que Want2peak aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de estudiantes, aspirantes, padres de familia o acudientes, colaboradores, docentes, proveedores y demás personas naturales (en adelante "los Titulares") cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la Institución.
2.Ámbito de aplicación
La presente política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de Want2peak, ya sea a través de medios físicos, digitales, la página web institucional, plataformas de aprendizaje, formularios de inscripción, redes sociales o cualquier otro canal utilizado para la prestación de los servicios de formación.
3.Definiciones
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible
- Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos de salud, datos biométricos, entre otros).
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales, tal como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
- Responsable del tratamiento
- Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, es Want2peak.
- Encargado del tratamiento
- Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad
- Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales.
4.Principios rectores
Want2peak aplica, entre otros, los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo establecido en la ley.
- Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
- Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen.
- Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos y de las disposiciones de la ley.
- Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
5.Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por Want2peak serán utilizados para las siguientes finalidades:
- Gestionar el proceso de inscripción, matrícula, admisión y permanencia de estudiantes en los programas de formación.
- Expedir certificados, constancias y demás documentos académicos.
- Realizar seguimiento académico, evaluación de desempeño y procesos de mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Enviar información académica, administrativa, comercial y promocional sobre los programas, novedades y eventos de la Institución.
- Atender solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones (PQRS) de los Titulares.
- Cumplir con obligaciones legales, contractuales y reglamentarias frente a entidades de inspección, vigilancia y control.
- Gestionar procesos de selección, contratación y administración del personal docente y administrativo.
- Realizar encuestas de satisfacción y estudios estadísticos internos.
6.Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Want2peak.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exima de este requisito.
- Ser informado por Want2peak, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7.Deberes de Want2peak como responsable
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
- Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos legales.
- Abstenerse de circular información controvertida por el Titular cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.Procedimiento para ejercer tus derechos
Consultas
El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que reposa en las bases de datos de Want2peak. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El Titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento, podrá presentar un reclamo. El reclamo se tramitará en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las solicitudes se podrán radicar a través del correo electrónico want2peak@gmail.com, indicando nombre completo, documento de identidad, datos de contacto y descripción clara y precisa de la solicitud.
9.Transferencia y transmisión de datos
Want2peak podrá compartir datos personales con terceros encargados del tratamiento (por ejemplo, plataformas tecnológicas de aprendizaje, proveedores de mensajería electrónica o entidades certificadoras), únicamente para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas y bajo acuerdos que garanticen los mismos niveles de protección exigidos por la ley. No se realizarán transferencias internacionales de datos personales salvo en los casos previstos por la normatividad vigente.
10.Seguridad de la información
Want2peak ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación indebida, en consonancia con su Sistema de Gestión de la Calidad y los riesgos asociados a los recursos tecnológicos y digitales utilizados por la Institución.
11.Área responsable
Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán radicarse a través del correo electrónico want2peak@gmail.com.
12.Vigencia y modificaciones
La presente política rige a partir de su publicación en el sitio web de Want2peak y permanecerá vigente mientras la Institución continúe realizando tratamiento de datos personales. Want2peak se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento, ante cambios en su normativa interna y/o legislación aplicable. Toda modificación será publicada oportunamente a través del sitio web institucional.